企業管治常規  

使命
集團訂立了一套清晰的營運守則,以確保業務日常運作公平、公正,並且符合股東的最大利益。

企業管治報告書
(摘錄自日期為二零一七年三月二十七日刊載之二零一六年年報內)

企業管治常規
信德集團有限公司(「本公司」)董事會(「董事會」或「董事」)致力遵循優質企業管治標準及程序之原則。本報告書說明本公司努力應用香港聯合交易所有限公司(「聯交所」)證券上市規則(「上市規則」)附錄十四所載《企業管治守則》(「企業管治守則」)內之各項原則並遵守條文之情況。

本公司致力維持高水平之企業管治。本公司自恒生可持續發展企業基準指數於二零一一年推出起,一直為其成份股之一。恒生可持續發展企業基準指數是亞洲首個跟進領先公司對環保、社會及企業管治等主要方面的企業持續發展能力表現的基準系列。香港品質保證局(「香港品質保證局」,自二零一四年起為恒生指數有限公司之項目合作夥伴)將本公司評為「AA」級以認可本公司之可持續發展能力的成就。香港品質保證局亦將本公司認證為《香港品質保證局社會責任進階標誌》,顯示本公司令人滿意的可持續發展表現。

上市規則要求所有上市公司須就本身對應用企業管治守則原則作出報告,並確認遵守該等條文,或就未有遵守守則條文之情況給予解釋。董事會定期檢討本公司常規,以確保遵守日益嚴格之規定及切合本公司股東(「股東」)日漸提高之期望。於二零一二年,董事會採納企業管治政策,當中概述了本公司之管治框架及常規。

董事會認為,於截至二零一六年十二月三十一日止年度內,本公司已遵守企業管治守則條文,惟下列各項除外:

  1. 守則條文第E.1.2條(該部份條文規定董事會主席須出席股東週年常會(「股東週年常會」))。本集團行政主席因健康理由於二零一六年六月七日之本公司股東週年常會(「二零一六年股東週年常會」)上缺席。董事總經理(亦為執行委員會(「執行委員會」)主席)、副董事總經理及其他董事,聯同審核委員會(「審核委員會」)、提名委員會(「提名委員會」)、薪酬委員會(「薪酬委員會」)及執行委員會之主席╱成員於常會上親身回應股東對有關本公司業務及其董事委員會(「董事委員會」)事務之查詢;及

  2. 守則條文第A.2.7條(該部份條文規定主席須至少每年與非執行董事(包括獨立非執行董事)(「非執行董事」)舉行一次沒有執行董事出席的會議)。於截至二零一六年十二月三十一日止年度,本集團行政主席因健康理由並無與非執行董事舉行會議。

證券交易的標準守則
守則條文第A.6.4條規定董事須遵守上市規則附錄十《上市發行人董事進行證券交易的標準守則》(「標準守則」)。

本公司已採納標準守則作為其本身董事進行證券交易之操守守則。全體董事均明確確認於截至二零一六年十二月三十一日止年度內一直全面遵守標準守則。

董事會之組成
優質管治之主要原則乃要求本公司具有一個高成效之董事會,為本公司之成功群策群力,制訂本公司之價值及提升股東價值。非執行董事專責監管本公司發展,監察其管理層表現,並就重要業務問題提出意見。董事會認為其本身已符合上述要求。

本公司擁有一個執行與非執行董事比例平衡之董事會,以免出現個別人士或小組操控其決策。為協助董事會就本公司事務履行其職責及作出決定,董事委員會(包括薪酬委員會、提名委員會、執行委員會及審核委員會)已根據本公司組織章程細則(「細則」)成立。其他董事委員會亦會不時成立。有關董事委員會之詳情於本報告書較後部份再作進一步討論。

截至二零一六年十二月三十一日止年度及直至本報告書日期,董事會及董事委員會成員變動情況載列如下:

莫何婉穎女士(非執行董事及審核委員會成員)於二零一六年十二月二十一日離世;及

葉家祺先生獲委任為審核委員會成員,自二零一七年一月十一日起生效。

於本報告書日期,董事會共有十位成員,其組成如下:

Board Composition

董事之個人簡歷及彼等之間之關係已載於本年報「管理層簡介」內。

本公司有四位獨立非執行董事(「獨立非執行董事」),超過董事會人數的三分之一,其中兩位擁有專業會計資格。本公司已收到各獨立非執行董事根據上市規則第3.13條提交有關其獨立性之確認書。提名委員會認為,根據上市規則標準,所有獨立非執行董事均屬獨立人士。

主席與董事總經理之職務彼此明確區分。主席何鴻燊博士主要負責領導董事會。董事總經理何超瓊女士負責本公司及其附屬公司(「本集團」)整體之表現。

董事會負責監督本公司之策略發展,同時在追求達成本公司之策略目標上制訂適當之風險管理政策,以及詳細檢討營運及財務方面之表現。

管理層獲董事會授權主要負責管理本集團日常營運。董事總經理及副董事總經理,聯同其他執行董事及執行管理團隊,負責管理本集團業務;制訂主要政策供董事會考慮;落實董事會採納之策略;就策略計劃、營運計劃、重大項目及業務方案等提出建議;及就本集團營運向董事會負全責。執行董事定期與本集團及聯營公司之管理層進行會議,共同檢討營運情況及財務表現。執行董事將會定期並在特定情況下向董事會匯報。

董事會成員多元化
董事會於二零一三年採納董事會成員多元化政策(「董事會成員多元化政策」),其中載列為提升表現質素而實現董事會成員多元化之方式。本公司會從多個方面考慮「成員多元化」,包括性別、年齡、文化及教育背景、專業經驗、技能、知識及服務年期等。董事會委任以用人唯才為原則,並以客觀標準考慮人選,同時會充分顧及董事會成員多元化之裨益。提名委員會將監察董事會成員多元化政策之實施情況,以確保其成效,提名委員會亦將檢討該董事會成員多元化政策並於必要時提出任何修改意見,以供董事會考慮及批准。

董事會成員多元化呈列如下。董事履歷詳情已載於本年報「管理層簡介」內。

董事會成員多元化

Board Composition

董事會常規
為確保董事會能有效運作及履行其職責,其成員每月獲提供有關本公司表現、財務狀況及前景之最新資料。董事均可全面掌握及適時取得有關資訊,並就董事會會議須考慮之各事項上獲給予適當簡報。擬定會議議程之工作由公司秘書(「公司秘書」)負責。每位董事亦可要求在議程內加入商討事項。

為作出知情的決定,董事於會議舉行前不少於三天獲提供分析及說明議題之資料。公司秘書通知董事有關企業管治方面之事宜及監管方面之變化,以確保董事會程序依循企業管治守則及相關法律規定。董事會在履行其職責方面已獲提供充足資源,及如有需要時,個別董事可就特定事項委聘獨立專業顧問以取得專業意見,有關費用由本公司承擔。

若董事在董事會考慮之任何事項中存有利益衝突,該事項將以實際召開之董事會會議而非通過一項書面決議案處理。涉及對任何議案有重大利益之董事均會放棄投票權,且不會計入法定人數內。

會議以開放之氣氛鼓勵董事提出不同意見,任何重大決定均於會上經過董事全面詳細討論。董事會及董事委員會會議之內容均作詳細記錄,在會議記錄分別獲董事及董事委員會成員通過前,初稿會先傳閱以取得意見。董事會及董事委員會會議之記錄及書面決議案均由公司秘書保管,並提供予各董事查閱。該等董事會及董事委員會之會議記錄及書面決議案亦會於定期舉行之董事會會議上向董事傳閱。

本公司已就董事可能面對的法律行動具適當的董事及主要職員責任保險。

董事委任及重選
所有非執行董事(包括獨立非執行董事)獲委任之指定任期均為三年。根據細則,每位董事(包括按指定任期獲委任之董事)須至少每三年一次於本公司股東週年常會上輪值告退。任何獲董事會委任之董事須於其獲委任後之下屆股東週年常會上由股東重選。須於應屆股東週年常會上告退及重選之董事已載於本年報「董事會報告書」內。

董事就任、發展及培訓
每位新任董事均會就本公司之主要業務運作部份及本公司常規獲給予簡介。新任董事於就任時將獲提供詳盡資料,列明在上市規則及相關法例及規例下董事之職責和責任。董事獲提供香港公司註冊處刊發的「董事責任指引」及香港董事學會(「香港董事學會」)刊發的「董事指引」,其概列董事責任一般準則指引。所有獨立非執行董事獲提供香港董事學會刊發的「獨立非執行董事指南」。

本公司鼓勵董事參加持續專業培訓及進修課程,以提升彼等之相關知識及技能。本公司亦向董事提供上市規則以及適用法律及規例的最新發展情況,以提升合規意識及確保合規。執行委員會負責審閱董事及高級管理層人員之培訓及持續專業發展。本年度內,本公司提供法例與規例的更新資料,且就上市規則有關環境、社會及管治之更新資料組織一次培訓課程。

根據董事提供的培訓記錄,彼等於年內的培訓概述如下:

董事 培訓類型
集團行政主席  
何鴻燊博士 A

獨立非執行董事  
何厚鏘先生 A, B, C
何柱國先生 A, B
吳志文先生 A
葉家祺先生 A, C

董事總經理  
何超瓊女士 A, B, C

副董事總經理  
何超鳳女士 A

執行董事  
何超蕸女士 A, C
岑康權先生 A
尹顥璠先生 A
A: 閱覽及╱或參加由本公司提供╱組織有關上市規則的更新、規則及規例的最新發展以及企業管治的資料及╱或培訓課程
B: 閱覽及╱或參加由其他法團提供╱組織就規則及規例、經濟、一般業務及企業管治的資料及╱或培訓課程
C: 參加研討會及╱或培訓會議及╱或論壇

董事會及董事委員會會議
董事會每年最少須舉行四次定期董事會會議,約每季度一次,並因應需要舉行額外之董事會會議。於截至二零一六年十二月三十一日止年度,董事會共舉行了九次董事會會議。

董事於本年度內對董事會、審核委員會、薪酬委員會、提名委員會之會議、股東週年常會及股東大會之出席率如下:

董事姓名 董事會 審核委員會
(附註3)
薪酬委員會 提名委員會 股東週年常會
(附註3)
股東大會
(附註3)
  (出席╱有權出席之會議次數)

集團行政主席  
何鴻燊博士(附註1) 0/9 不適用 不適用 不適用 0/1 0/2

非執行董事  
莫何婉穎女士(附註2) 6/9 1/3 不適用 不適用 1/1 0/2

獨立非執行董事  
何厚鏘先生 9/9 3/3 1/1 1/1 1/1 2/2
何柱國先生 6/9 不適用 1/1 1/1 0/1 0/2
吳志文先生 9/9 3/3 1/1 1/1 1/1 2/2
葉家祺先生 9/9 不適用 不適用 不適用 1/1 1/2

董事總經理  
何超瓊女士 9/9 不適用 1/1 1/1 1/1 1/2

副董事總經理  
何超鳳女士 9/9 不適用 1/1 1/1 1/1 2/2

執行董事  
何超蕸女士 8/9 不適用 不適用 不適用 1/1 2/2
岑康權先生 8/9 不適用 不適用 不適用 1/1 2/2
尹顥璠先生 8/9 不適用 不適用 不適用 1/1 2/2
附註1: 何鴻燊博士因健康理由未能出席會議。
附註2: 莫何婉穎女士於二零一六年十二月二十一日離世。
附註3: 外聘核數師代表獲邀出席於二零一六年三月及八月舉行之兩次審核委員會會議,並有出席股東週年常會及所有股東大會。

董事委員會
董事會已成立四個董事委員會,即薪酬委員會、提名委員會、執行委員會及審核委員會,以協助履行其職責。

董事委員會現時組成如下:

Board Committees

附註: 莫何婉穎女士於二零一六年十二月二十一日離世後,葉家祺先生於二零一七年一月十一日獲委任為審核委員會成員。

薪酬委員會、提名委員會、執行委員會及審核委員會各自均訂有明確之職責及責任,並載列於其職權範圍內,及其條款不會較企業管治守則所載者寬鬆。有關條款將會定期予以檢討,並因應任何監管規例變更或在董事會指示下予以更新。其他董事委員會於成立時獲董事會授予具體職責及權力以批准特定交易。所有董事委員會均獲提供充足資源履行其職責。

薪酬委員會
薪酬委員會包括五位成員,即何厚鏘先生、何柱國先生及吳志文先生(均為獨立非執行董事)、何超瓊女士(董事總經理)及何超鳳女士(副董事總經理)。吳志文先生為薪酬委員會主席。

薪酬委員會主要職責為制訂本公司整體薪酬及獎勵政策,以及審閱及批准各執行董事及高級管理層人員之薪酬建議。董事酬金,包括基本薪金及表現花紅,乃根據各董事之專長、知識及對本公司事務之參與程度,同時參照本公司之業績表現與盈利情況、同業薪酬水平及目前市場環境而釐定。所有董事均不會參與有關其個人薪酬方面之制定。

根據其職權範圍(已登載於本公司及聯交所網站),薪酬委員會每年最少須舉行一次會議。額外之會議會因應需要而舉行。決策亦可經由傳閱隨附說明資料之書面決議案而作出。於截至二零一六年十二月三十一日止年度,薪酬委員會舉行了一次會議,據此,薪酬委員會已檢討並建議董事會有關獨立非執行董事的薪酬方案,並批准執行董事、高級管理層人員及僱員的薪酬方案。

本公司已採納薪酬政策,為釐定董事及高級管理層的薪酬確立了正式而透明的程序。為實現本公司的企業目標和宗旨,本集團提供之方案乃具競爭力、充分(但不過度)、符合現行市場慣例,並能夠吸引、留住、激勵及回報董事及高級管理層。為確保政策成效,薪酬委員會將檢討政策並於必要時向董事會提出修改意見。

董事於本公司股份、相關股份或債券之權益,連同董事在合約中之權益,已載列於本年報「董事會報告書」內。董事酬金則載列於「財務報表附註」內。

提名委員會
提名委員會包括五位成員,即何厚鏘先生、何柱國先生及吳志文先生(均為獨立非執行董事)、何超瓊女士(董事總經理)及何超鳳女士(副董事總經理)。何柱國先生為提名委員會主席。

提名委員會負責(i)就董事之提名及委任以及董事會繼任安排制訂政策並就此向董事會提出建議;及(ii)監管董事會就董事會成員多元化政策的實施並對此進行檢討,及就任何修訂向董事會提出建議以供審議。提名委員會確立物色人選之程序,將不同的衡量標準納入考慮,包括合適之專業知識及業務經驗,以及上市規則第3.08條及第3.09條所載之標準。其每年檢討董事會之架構、規模及組成,確保董事會具備均衡之專長與專業知識從而有效地領導本公司,亦會根據上市規則第3.13條所列出之獨立性準則評核獨立非執行董事之獨立性。

根據其職權範圍(已登載於本公司及聯交所網站),提名委員會將因應其工作所需而舉行會議。決策亦可經由傳閱隨附說明資料之書面決議案而作出。截至二零一六年十二月三十一日止年度,提名委員會舉行了一次會議,會上提名委員會已檢討董事會之架構、規模、組成及董事會成員多元化;董事會成員多元化政策;董事對本公司事務之參與程度;及獨立非執行董事之獨立性;及建議董事會就需要輪值告退的董事,向二零一六年股東週年常會提呈有關董事之重選。

執行委員會
執行委員會包括五位成員,即何超瓊女士(董事總經理)、何超鳳女士(副董事總經理)、何超蕸女士、岑康權先生及尹顥璠先生。何超瓊女士為執行委員會主席。執行委員會之職責及責任已載列於其職權範圍內。將因應其工作所需而舉行會議。

為使董事會能更有效地運作,董事會成立了執行委員會,主要負責就本公司之策略性目標、方針及處事優先排序提供建議及考慮及批准本集團日常營運之相關事項。

董事會授權執行委員會履行守則條文第D.3.1條所載之企業管治職能,包括:(i)制訂及檢討本公司之企業管治政策及常規並向董事會提出建議;(ii)檢討及監察董事及高級管理層人員之培訓及專業發展;(iii)檢討及監察本公司遵守法律及監管規定之政策及常規;(iv)制訂、檢討及監察適用於僱員及董事之操守準則及合規手冊;及(v)檢討遵守守則的情況及企業管治報告書內的披露。於本報告書日期,執行委員會已檢討(a)本公司遵守企業管治守則及於本報告書中披露資料之情況及(b)董事之培訓記錄。

鑒於企業管治守則自二零一六年一月一日起在當中載入風險管理之修訂,執行委員會獲董事會授權(i)協助董事會評估並釐定董事會為實現本集團戰略目標而願意承擔風險之性質及程度;及(ii)監督管理層設計、實施及持續監察風險管理及內部監控系統,並確保相關制度的適合性和有效性。

為監督本集團有關企業可持續發展之策略及發展狀況,執行委員會已獲董事會授權成立一個可持續發展督導委員會(「可持續發展督導委員會」)。繼可持續發展督導委員會成立後,執行委員會亦已編製本公司有關可持續業務增長及發展之環保、社會及管治方面之承諾之可持續發展政策,並已於二零一四年採納該政策,及本公司已自當時起刊發年度可持續發展報告。

審核委員會
審核委員會包括三位成員,即何厚鏘先生、吳志文先生及葉家祺先生(均為獨立非執行董事)。何厚鏘先生為審核委員會主席及葉家祺先生於二零一七年一月十一日獲委任為審核委員會成員。於莫何婉穎女士於二零一六年十二月二十一日離世後,審核委員會包括兩名成員及審核委員會成員人數減少至低於上市規則第3.21條規定之人數。隨著葉家祺先生之委任,審核委員會之人數為三名,符合上市規則第3.21條之規定。

董事會認為審核委員會成員整體上具備充足和合適之財務經驗以履行其職責及責任。何厚鏘先生及吳志文先生均具備上市規則第3.10(2)條所規定之專業會計資格,有關詳情載列於本年報「管理層簡介」所載彼等之簡歷內。

審核委員會之主要責任包括審閱本公司之財務報表、檢討風險管理及內部監控系統及核數程序之有效性及客觀性。

根據其職權範圍(已登載於本公司及聯交所網站),審核委員會每年最少須舉行兩次會議。決策可經由傳閱隨附說明資料之書面決議案而作出。於截至二零一六年十二月三十一日止年度,審核委員會舉行了三次會議,其中包括(i)對本公司之中期及全年財務報告在向董事會提呈前先行進行審閱,特別是具判斷性之內容;(ii)審閱內部審核計劃及內部審核職能的有效性(包括審核進度、發現及管理層之回覆);(iii)審閱風險管理及內部監控系統的充分性及有效性;及(iv)審閱羅兵咸永道會計師事務所(「羅兵咸永道」)之獨立性確認、其提供予審核委員會之報告以及管理層之聲明書、考慮截至二零一五年十二月三十一日止年度之年度審核及非審核服務之費用和建議續聘本公司外聘核數師。審核委員會亦已審閱及批准截至二零一六年十二月三十一日止年度委聘羅兵咸永道為本公司外聘核數師之委聘條款;以及其進一步獲委聘(a)審閱本公司截至二零一六年十二月三十一日止年度之初步業績公告;及(b)申報本年報所披露之持續關連交易之委聘條款。於本報告書日期,審核委員會亦考慮截至二零一六年十二月三十一日止年度之年度審核及非審核服務之費用,以及建議續聘羅兵咸永道(為應屆股東週年常會上之退任核數師)為本公司外聘核數師。

本集團的舉報政策於二零一一年十二月獲董事會採納。實施舉報政策後,僱員獲提供就嚴重過失、瀆職或不當行為作出舉報的渠道及指引,而毋須畏懼報復。審核委員會獲授權全面負責監控及檢討舉報政策之有效性。

核數師酬金
於截至二零一六年十二月三十一日止年度,本集團就外聘核數師所提供之審核及非審核服務已支付╱應支付予彼等之費用分別約為港幣10.2百萬元及港幣5.0百萬元。非審核服務主要包括中期審閱、稅務及其他服務。

問責及審核
董事明白彼等負責編製每個財政年度之財務報表之責任,而財務報表乃按照《香港財務報告準則》、香港《公司條例》及上市規則真實及公平地反映本公司及本集團事務之情況,以及本集團於本年度內之溢利及現金流量。董事於編製截至二零一六年十二月三十一日止年度之財務報表時,已選定並貫徹應用適當之會計政策。董事同時作出審慎和合理之判斷及估計,在持續經營之基礎下編製財務報表。本公司按照上市規則規定於相關期間結束後適時公佈其中期及全年業績。

本公司外聘核數師就核數師於本公司財務報表之報告責任上之聲明,已載列於本年報「獨立核數師報告」內。

內部監控及風險管理
董事會職責
董事會有責任確保制訂及維持適當及有效之風險管理及內部監控系統。該等系統的設計是為了確保(i)業務運作之效率;(ii)能有效識別及管理與達成策略目標相關之風險;(iii)保護本集團資產;(iv)財務及會計記錄得以妥善維護以提供可靠之財務及管理層報告資料;及(v)相關法例與規則之遵守。該風險管理及內部監控系統目的是減少本集團風險以達至可接受程度,但非消除所有風險。因此,該等系統只能提供合理但非絕對地保證財務資料將不含重大錯誤陳述,及不存在任何財務之損失或詐騙。

風險管理及內部監控系統的主要特點
董事會已建立框架,以維持適當及有效之風險管理及內部監控系統,其包括下列主要程序:(i)樹立構成本集團整體風險理念及制約基礎之核心價值觀及信念;(ii)評估及釐定本集團在實現其策略目標時願意承擔的風險性質及範圍;(iii)清晰界定管理架構之權責,使得每名人士肩負其對風險管理及內部監控之責任;(iv)採用一個適當的組織架構以提供所需資訊的流通予風險分析及管理決策之用;(v)施行預算及管理會計監控以有效地分配資源及提供適時之財務及營運表現指標;(vi)確保財務報告監控能有效地適時記錄完整、準確及會計及管理資訊;(vii)監督執行委員會制定風險管理的政策及程序、實施風險降低措施及審閱風險管理結果;及(viii)透過審核委員會之審閱以確保適當之風險管理及內部監控程序正有效地運作及執行。

識別、評估及管理風險所用的程序
執行委員會協助董事會設計、實施及監察風險管理及內部監控系統。風險管理的責任由本集團各階層人員承擔,由董事會下達至業務及支援部門主管以及普通員工。風險管理與本集團文化及日常活動相結合。本集團已制定有關風險管理的政策及程序,以確保業務過程中風險的識別及解決方法一致。各單位維持風險登記冊,以記錄所有已識別風險(包括任何新生風險),其中考慮多項外部及內部因素,包括經濟、財務、政治、技術、環境及社會、健康及安全、法律規制、經營、處理及執行以及本集團的策略及目標及持份者期望。本集團按年進行正式評估,以對各識別風險進行排名。風險層級乃基於風險發生的可能性及潛在影響或後果釐定。

多種能降低風險的處理措施均會被識別及作出考慮以釐定及檢討重大風險的處理方法。風險管理措施的實施結果每年會向執行委員會及審核委員會報告兩次。本集團對主要風險因素的說明載於本年報第五十二頁至第五十四頁。

持續及年度審閱
董事會持續透過審核委員會,審閱本集團風險管理及內部監控系統之有效性,包括財務、營運、合規及風險管理控制。有關程序包括各業務或支持單位主管的自我評估及本集團內部審計部門(「本集團內部審計部」)進行的內部審核。

各業務或支援部門主管對內部監控系統的自我評估
各業務或支援部門主管每年向董事會確認其已按照Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission頒佈的內部監控-整合框架(「COSO框架」)中有效內部監控及風險管理標準作自我評估其業務的風險管理及內部監控系統是否足夠,並確認有關制度正有效運作。

執行委員會參考COSO框架中的標準對本集團的風險管理及內部監控系統進行年度審閱並向董事會確認其充分且正有效運作。

本集團內部審計部進行的內部審核檢討
本集團內部審計部隸屬於審核委員會並可在不受限制之情況下接觸任何本集團之文件及人員。為確保能有系統地涵蓋所有可審計之範圍及有效分配資源,本集團內部審計部採用了風險評估法以編製一個四年之策略性審計計劃,此計劃將會每年作出修訂以反映本集團架構之變動及新的業務發展,並提呈予審核委員會批准。就審核委員會及管理層確認需要關注之事情上亦會進行特別審閱。

本集團內部審計部檢討風險管理及內部監控之方法,是通過(i)檢視監控環境以及風險識別及評估程序;(ii)考量關鍵風險應對措施及內部監控之足夠性;及(iii)抽樣審核關鍵監控程序之實施及運作。

由本集團內部審計部支援之審核委員會亦審閱集團內負責會計、財務報告、財政、財務分析及內部審計的有關員工的資源、資格、經驗及培訓需要是否足夠。於每次進行審計時,均審閱員工之資歷及經驗以及人力資源及培訓之有關預算,以確保有足夠合資格員工維持有效風險管理及內部監控系統。本集團內部審計部會於每次進行內部審計後發出審計報告提出監控不足之處及管理層之改善計劃。

本集團內部審計部每季度向審核委員會匯報其對風險管理及內部監控系統評估之結果及跟進因應監控不足而實施之措施之改善進度。另外,本集團內部審計部主管會每年出席審核委員會會議兩次,並匯報進展。

就本回顧年度而言,董事會認為,本集團之風險管理及內部監控系統足夠且有效,而公司已遵守企業管治守則所載的風險管理及內部監控之守則條文。

內幕消息政策
於二零一五年,本公司已採納有關披露內幕消息的政策及程序(「內幕消息政策」),列明本集團處理有關消息的程序,以確保其平等及適時地發佈,以遵守證券及期貨條例第XIVA部及上市規則的規定。執行委員會已獲董事會授權,以監控內幕消息政策,及評估相關消息的性質及重要性以及釐定適當的行動。此外,內幕消息專責小組亦已設立,以就披露事宜協助執行委員會。本集團將會為很有機會管有內幕消息的高級職員及僱員提供合適培訓。

積極發展投資者關係
本公司旨在與其股東之間保持持續對話及溝通。董事會須整體負責落實充分之溝通渠道。董事會已採納股東通訊政策,確立本公司有關股東溝通的原則,目的為確保直接、開放及及時溝通。刊發中期報告、年報、通函及股東通告乃本公司與其股東之最主要溝通渠道。本公司之股份過戶登記處香港中央證券登記有限公司(「股份過戶登記處」)就一切股份登記事宜為股東提供服務。股東大會進一步為股東提供溝通平台及機會與董事會成員直接交換意見。

本公司繼續透過參與機構股東及研究分析員之定期會議,積極促進投資者關係。本公司之投資者關係部與投資團體保持開放之溝通模式。為確保投資者明白本公司之策略、營運及管理,管理層亦積極參與投資者關係活動。該等活動包括參與定期個別會議、投資者論壇及國際路演。

本公司設有公司網站(www.shuntakgroup.com),向股東、投資者及公眾人士提供最新之本集團活動及發展資訊。有關本集團業務之企業資料亦會以電郵方式送交登記於郵寄名單上之人士,有意者可於本公司網站加入該郵寄名單。公司秘書及投資者關係部為董事、股東、投資者及公眾人士之主要溝通渠道。公眾人士可於有需要時聯絡本集團。

股東可隨時透過本公司之公司秘書部或投資者關係部向董事會提出查詢,聯絡詳情如下:

註冊辦事處 香港干諾道中200號信德中心西座39頂樓
電話 (852) 2859 3111
傳真 (852) 2857 7181
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有關本公司持股事宜的查詢,股東可向本公司股份過戶登記處提出查詢,聯絡詳情如下:

地址 香港灣仔皇后大道東183號合和中心17樓1712-1716號舖
電話 (852) 2862 8555
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二零一六年股東週年常會
誠如通函所載之載有各項提呈決議案詳情及其他相關資料之二零一六年股東週年常會通告,已於二零一六年股東週年常會日期前超過二十個完整營業日派發予全體股東。於二零一六年股東週年常會提呈之各項重要獨立議題,包括重選個別董事,均以獨立決議案方式提出。為嚴格遵守上市規則第13.39(4)條之規定,本公司細則訂明,於股東大會提呈之所有決議案均須以投票方式表決(程序及行政事宜除外)。股份過戶登記處獲委任為於二零一六年股東週年常會上進行點票之監票人。於二零一六年股東週年常會正式開始投票表決前,股份過戶登記處向股東解釋投票程序。

二零一六年股東週年常會已於二零一六年六月七日(星期二)下午三時正假座香港金鐘道88號太古廣場港麗酒店大堂低座港麗大禮堂召開,會上所有決議案均獲正式通過,包括:(i)接納本公司截至二零一五年十二月三十一日止年度之經審核財政報表及董事會報告書與核數師報告書;(ii)宣派二零一五年末期股息;(iii)重選何柱國先生、葉家祺先生、何超鳳女士及岑康權先生為本公司董事;(iv)批准董事袍金;(v)重聘羅兵咸永道為本公司核數師,並授權董事會釐定其酬金;(vi)授予董事會購回本公司股份之一般授權;(vii)授予董事會發行本公司新股之一般授權;及(viii)授權董事會通過增加購回股份數目擴大發行新股之一般授權。

投票結果已按照上市規則於二零一六年股東週年常會結束後盡快於本公司及聯交所網站登載。

上次股東大會
上次股東大會乃於二零一七年三月十日(星期五)下午二時三十分假座香港干諾道中200號信德中心招商局大廈1樓澳門賽馬會香港會所黃金閣召開(「上次股東大會」)。載有提呈決議案詳情及其他相關資料之上次股東大會通告已於二零一七年二月二十二日派發予全體股東,超過守則條文第E.1.3條所規定之十個完整營業日。股份過戶登記處獲委任為上次股東大會上進行點票之監票人。

上次股東大會並未通過有關批准向董事授出特別授權的決議案,以向一董事的全資擁有公司或其提名人配發及發行本公司最多92,227,121股新股份,有關詳情載於本公司日期為二零一七年二月二十二日的通函。投票結果已按照上市規則於上次股東大會結束後盡快於本公司及聯交所網站登載。

股東權利
股東召開股東大會之程序
根據香港《公司條例》第622章(「條例」)的第566條,佔全體有權在股東大會上表決之股東的總表決權最少百分之五的股東可要求召開股東大會。請求書必須述明會議之目的,並由相關股東簽署及送交至本公司的註冊辦事處交由公司秘書處理。請求書亦須述明(a)請求人的姓名,(b)請求人的聯絡資料及(c)請求人所持本公司普通股的數目。

股東於股東大會上提呈建議之程序
根據條例,佔全體有相關表決權之股東的總表決權最少百分之二點五之股東;或最少50名擁有相關投票權之股東,可提出書面請求於本公司股東大會上動議某項決議案。該書面請求書必須陳述有關決議案,並隨附一份不多於1,000字的陳述書,內容有關該動議所提述的事宜,由相關股東簽署並送交於本公司註冊辦事處。

公司秘書
公司秘書為本公司的全職僱員,並了解本公司日常事務。公司秘書負責就管治事宜向董事會提供意見。於回顧年度,公司秘書已接受不少於15個小時的相關專業培訓。

組織章程文件
截至二零一六年十二月三十一日止年度,本公司並無對細則作出任何修訂。細則的最新版本已登載於本公司及聯交所網站。

展望
本公司將繼續適時檢討本身之企業管治常規,並採取必須及適當措施,以確保符合所規定之常規及標準,包括企業管治守則內之各項守則條文。

股東提名個別人士參選董事之程序
在公司條例(第622章)、香港聯合交易所有限公司證券上市規則(「上市規則」)及本公司組織章程細則(「章程細則」)項下,本公司股東有權提議個別人士於股東週年常會上參選本公司董事(「該選舉」),惟董事的總人數不得超逾組織章程細則訂定之最高董事人數。

股東如欲提議本公司退任董事以外之個別人士於股東週年常會上參選董事,應呈交一份書面通知書至本公司註冊辦事處(地址如下)致公司秘書收啟。

香港中環干諾道中二百號
信德中心西座三十九頂樓

經合資格出席股東週年常會並於會上投票之股東(並非被建議之人仕)簽署的書面通知應包括以下資料:

(a) 被提名參選之個別人士之全名及地址;

(b) 按上市規則第13.51(2)條規定之候選人履歷資料;及

(c) 被提名之候選人簽署的同意書,說明其膺選意願。

書面通知書須於 發出指定進行是項選舉之股東週年常會的通告之日起七日期間(或不早於發出有關股東週年常會通告後之日起至少七日至不遲於有關股東週年常會之日前七日之期間,其他期間將不時由董事會決定並通知股東)遞交至本公司註冊辦事處。倘該書面通知書在股東週年常會舉行前十五個營業日內送達,則本公司將需要考慮延期召開該股東週年常會,以給予股東就建議事項得到十個營業日之通知期(或適用法規及規則所規定之通知期)。

在收悉已簽署的書面通知書而所提供的資料經核實後,本公司將盡快在不違反任何不時生效的規定及規則下向股東提交有關建議的資料。